Kriteria Surat dan Penulisan Surat yang Baik

Postingan Sebelumnya telah dijelaskan Fungsi dan Penggolongan Surat. Selain fungsi-fungsi itu, surat juga memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga. Artinya , surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya. Lamuddin Finoza (Aneka Surat dan sekertaris dan bisnis-6)

Akan tetapi, masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat baik pada instansi pemerintahan maupun lembaga sosial dan juga perusahaan. Kesalahan yang banyak ditemukan umumnya sebagai berikut, menurut Lamuddin Finoza (Aneka Surat dan sekertaris dan bisnis:6) :

1. penulisan huruf besar dan kecil serta penulisan kata, banyak yang salah
2. pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat.
3. kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit, dan bertele-tele (terlalu panjang).
4. Susunan isi atau komposisi surat tidak teratur (ruwet).

Nah Kesalahan tersebut dapat dihindari oleh setiap penulis surat. Caranya yaitu dengan mengetahui ciri umum surat yang baik dan persyaratan untuk menjadi penulis surat yang baik.

Adapun kriteria dan ciri umum surat yang baik adalah sebagai berikutmenurut Lamuddin Finoza (Aneka Surat dan sekertaris dan bisnis:6-7) :

1. menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis;
2. menggunakan bentuk surat yang standar;
3. menggunakan bahasa indonesia baku;
4. menggunakan gaya bahasa yang lugas;
5. menggunakan bahasa yang jelas;
6. menggunakan bahasa yang sopan dan hormat;
7. menyajikan fakta yang benar dan lengkap;
8. tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat-menyurat;
9. tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

Selain itu agar dapat menjadi penulis surat yang baik, harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi, yaitu

1. mengetahui prosedur surat menyurat secara umum;
2. menguasai pemakian bahasa tulis dengan baik;
3. mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis;
4. mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.

Sumber:

Finoza, Lamaddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris. Jakarta: Diksi.

Tweet